KGV Freundschaft e.V.: Geschäftsordnung

I.Rechtsform und Zweck

§1
(1) Zur Festlegung des Aufgabenbereichs der einzelnen Vorstandsmitglieder, zur Schaffung verbindlicher Richtlinien für die Geschäftsführung, sowie zum Zwecke der Regelung des Versammlungs- und Abstimmungsverlaufs anlässlich der ordentlichen und außerordentlichen Hauptversammlung, gibt sich der Kleingartenverein Freundschaft e.V. diese Geschäftsordnung. Alle in dieser Geschäftsordnung gebrauchten Funktionsbezeichnungen sind von Fall zu Fall in der jeweils geltenden weiblichen, männlichen oder diversen Form anzuwenden.

§2
(1)Diese Geschäftsordnung ist, ebenso wie die separate Gartenordnung, nicht Bestandteil der Vereinssatzung, sondern ergänzt diese.
(2)Diese Geschäftsordnung wurde auf der Jahreshauptversammlung am 13.03.2022 mit 11 Zustimmungen und 1 Ablehnung angenommen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

II.Aufgabenbereich der Vorstandsmitglieder

§3
(1)Der Vorsitzende repräsentiert den Verein und leitet die Versammlung und Vorstandssitzungen im Rahmen der üblichen Gepflogenheiten sowie der ihm von der Hauptversammlung gegebenen Richtlinien.
(2)Ihm obliegen die Anberaumung und Einberufung aller Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen. Die Überwachung der Durchführung und Einhaltung von Beschlüssen und Verordnungen und die Verhandlungsführung bei allen den Verein betreffenden Rechtsgeschäften.
(3)Er hat außerdem auf eine ordnungsgemäße und für den Verein nutzbringende Geschäfts- und Kassenführung zu achten und jegliche Unregelmäßigkeiten innerhalb des Gesamtvorstands zu unterbinden.
(4)In eigener Verantwortung unterstehen ihm die Planung, Organisation und Durchführung der innerhalb der Vereinsanlage anfallenden Gemeinschaftsarbeiten und die Einberufung der Vereinsmitglieder zu den gemäß der Vereinssatzung abzuleistenden Pflichtarbeitsstunden.
(5)Der 2.Vorsitzende/Schriftführer vertritt den Vorsitzenden, falls dieser an der Ausübung seines Amts verhindert ist.

§4
(1)Der 2. Vorsitzende ist gleichfalls Schriftführer. Ihm obliegen die laufenden Verwaltungsarbeiten, insbesondere der gesamte interne und externe Schriftverkehr, soweit dieser nicht vom Vorsitzenden oder vom Kassierer getätigt wird.
(2)Für den vereinsinternen Briefwechsel ist der Schriftführer allein unterschriftsberechtigt, im externen Schriftverkehr sind alle Schriftstücke, die in den Vereinsunterlagen verbleiben im Originalen vom Vereinsvorsitzenden gegenzuzeichnen.
(3)Sämtliche Korrespondenzunterlagen sind für eine angemessene Frist, mindestens aber für die Dauer von 5 Jahren, aufzubewahren.
(4)Der Schriftführer ist Protokollführer des Vereins und verantwortlich für die zur Bearbeitung der Hauptversammlungsbeschlüsse erforderlichen Niederschriften.
(5)Er hat über jede Hauptversammlung und jede Vorstandssitzung ein ausführliches Protokoll anzufertigen. Das Protokoll für die Hauptversammlung muss enthalten:
a.Ort und Zeitpunkt der betreffenden Versammlung,
b.die Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers,
c.die Genehmigung der Tagesordnung sowie den Vermerk, dass diese in der Einberufung bekanntgegeben war,
d.die Anzahl der erschienenen Mitglieder,
e.die Feststellung der Beschlussfähigkeit und
f.den Versammlungsverlauf unter besonderer Berücksichtigung gefasster Beschlüsse und vorgenommenen Wahlen. Bei Abstimmungen sind die Abstimmungsergebnisse nach Anzahl der abgegebenen Stimmen anzugeben.
(6)Alle Protokolle der Mitgliederversammlungen müssen vom Protokollführer unterschrieben und im Original vom Versammlungsleiter gegengezeichnet sein. Die Mitglieder erhalten die jeweiligen Protokolle zeitnah, d.h., in der Regel innerhalb von 3 Wochen nach der Versammlung. Die Genehmigung der Protokolle erfolgt in der nächsten einberufenen Mitgliederversammlung.

§5
(1)Der Kassierer erledigt sämtliche Kassengeschäfte, verwaltet die Vereinskasse und führt ordnungsmäßig Buch über alle Einnahmen und Ausgaben.
(2)Er ist gleichzeitig Vertreter des Schriftführers.
(3)Er ist berechtigt, alle Zahlungen für den Verein gegen seine alleinige Quittung in
Empfang zu nehmen, darf aber Auszahlungen und Anweisungen nur auf Anordnung des Vorsitzenden oder dessen Vertreter tätigen.
(4)SämtlicheAusgabebelegesindvomVorsitzendenoderdessenVertretermiteinem Genehmigungsvermerk bzw. deren Handzeichen zu versehen.
(5)Alle Belegunterlagen sind auf die Dauer von mindestens 5 Jahre bei der Kassenstelle aufzubewahren und können danach vernichtet werden. Die Kassenbücher dürfen nicht vernichtet werden, sondern müssen ständig greifbar bleiben.
(6)Zum Ende eines jeden Geschäftsjahrs, bzw. per 31. Dezember eines Kalenderjahrs, hat der Kassierer einen Kassenabschluss zu erstellen, der als Kassenbericht der Jahreshauptversammlung vorzulegen ist.
(7)Der Kassenbericht ist vor jeder Jahreshauptversammlung den Kassenprüfern zur Revision vorzulegen.
(8)Dem Kassierer obliegt die gewissenhafte Ablesung der Stromzählerstände in den an das vereinseigene Stromnetz angeschlossenen Gärten, sowie die Rechnungsstellung der anfallenden Gebühren für den Stromverbrauch der Mitglieder.
(9)Er hat für jeden Stromteilnehmer eine Datei zu führen, aus welchen die Personalien des betreffenden Mitglieds ersichtlich sind und die abgelesenen Zählerstände, der Stromverbrauch und die entrichteten Gebühren eingetragen werden.

II.

1Aufgabenbereich der weiteren Vorstandsmitglieder

§6
(1)Der Fachberater übt eine beratende und vermittelnde Tätigkeit aus.
(2)Er ist verpflichtet, sich über die Möglichkeiten und den neuesten Stand der Ungeziefer- und Schädlingsbekämpfung zu informieren, um die Vereinsmitglieder sachgemäß beraten zu können.
(3)Ihm obliegt die Überwachung der vereinsinternen Spritzungen.
(4)Der Fachberater ist auch als Wertermittler einzusetzen, da er über die Anwendung der Wertermittlungsrichtlinien des Landesverband Hessen der Kleingärtner e.V. ausgebildet wurde und wird.

§7
(1)Die Wertermittler werden tätig, wenn der Sachwert von Einzelgärten zwecks Neuvergabe ermittelt und die Höhe der gemäß §8 der Vereinssatzung vom Neupächter zu zahlenden Entschädigungssumme festgesetzt werden muss.
(2)Hinsichtlich der ihnen zufallenden verantwortungsvollen Aufgaben sind zu diesem Amt nur erfahrene Gartenfreunde zu berufen, die in der Lage sind, objektiv und ohne Vorbehalt zu urteilen.
(3)Die Festsetzung der Entschädigungssumme hat unter Zugrundelegung der Wertermittlungsrichtlinien des Landesverband Hessen der Kleingärtner e.V. und nicht unter kommerziellen Gesichtspunkten zu erfolgen.
(4)Den Wertermittlern wird eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 25,-- € pro Wertermittler und Wertermittlung vom ausscheidenden Pächter gezahlt.

§8
(1) Der Versicherungsbeauftragte erhält die von den Mitgliedern ausgefüllten Schadensformulare. Er überprüft diese auf korrekte und vollständige Angaben und füllt die durch den Verein auszufüllenden notwendigen Rubriken aus und schickt sie an die Stadtgruppe Frankfurt der Kleingärtner e.V.

§9
(1)Es wird den Vorstandsmitgliedern freigestellt, anfallende Aufgaben zur Erledigung unter sich zu verteilen und sich gegenseitig Vollmachten zu geben. In solchen Fällen verbleibt jedoch die Verantwortung bei dem gemäß dieser Geschäftsordnung zuständigen Vorstandsmitglieds.

§10
(1)Fällt ein Vorstandsmitglied durch Krankheit oder Abwesenheit für einen längeren Zeitraum aus, so vertreten sich die Vorstandsmitglieder gegenseitig.
(2)Scheidet im Laufe eines Geschäftsjahrs ein Vorstandsmitglied auf Dauer aus dem Vorstand, so setzt der geschäftsführende Vorstand kommissarisch einen Vertreter ein, der bis zur Neuwahl die Geschäfte des Ausgeschiedenen zu führen hat. Scheidet der 1. Vorsitzende aus, so führt der 2. Vorsitzende/Schriftführer die Geschäfte bis zur Neuwahl weiter.
Scheidet ein Vorstandsmitglied vorzeitig vor Ablauf einer Wahlperiode aus, so kann in einer Mitgliederversammlung durch Ergänzungswahl für die Restdauer der Wahlperiode kommissarisch ein Vertreter gewählt werden.

III.Kassenführung und Finanzwesen

§11
(1)Der Kassierer hat auf Namen des Vereins eine Barkasse und ein Girokonto zu führen, aus denen die laufenden Ausgaben zu bestreiten sind. Barkasse und Girokonto sollen in der Regel möglichst nicht mehr als 5000,- € insgesamt ausweisen. Darüberhinausgehende Beträge sind alsbald auf ein Sparkonto gewinnbringend anzulegen.
(2)Für die Vereinskonten sind unterschriftsberechtigt:
a.GIROKONTO
Der Vorsitzende oder dessen Vertreter gemeinsam mit einem Vorstandsmitglied.
b.SPARKONTO
Der Vorsitzende oder dessen Vertreter gemeinsam mit einem Vorstandsmitglied.
Diese Regelung ist bei der Anlage der Konten zu berücksichtigen und in den zu hinterlegenden Unterschriftsprobenblättern festzulegen.

§12
(1)Der geschäftsführende Vorstand hat das Recht, über Ausgaben in Höhe von 1500,-- € innerhalb eines Geschäftsjahrs ohne Genehmigung der Hauptversammlung zu verfügen.
(2)Alle Ausgaben, die 1500,-- € innerhalb eines Geschäftsjahrs übersteigen, bedürfen der Zustimmung der Hauptversammlung, wobei die Abführung der Pachtbeträge an den Grundstückseigentümer, sowie die Anweisung des Verbands- und Versicherungsbeitrags außerhalb dieser Vorschriften steht.
(3)Die Ausgaben bei Gefahr im Verzug sind Vorstandsbeschluss und von der Regel ausgeschlossen.

IV.Pacht- und Beitragszahlung, Gemeinschaftsarbeiten und Pflichtstundenbeitrag

§13
(1) Die Höhe des von den aktiven Mitgliedern für die ihnen zu kleingärtnerischer Nutzung überlassenen Einzelgärten an den Verein zu entrichtenden Pachtanteils ist abhängig von der Größe der Parzelle und richtet sich nach den seitens des Vereins im Rahmen des Generalpachtvertrags an die Grundstückseigentümer zu zahlenden Pachtbeträgen. Diese, und die anfallenden Kosten für Gemeinschaftsflächen, werden anteilmäßig auf die bewirtschafteten Einzelgärten umgelegt.

§14
(1)DievonallenVereinsmitgliedernsatzungsgemäßandenVereinzuentrichtenden Beitragszahlungen umfassen eine Anzahl von verschiedenen Einzelbeträgen.
(2)Im Einzelnen gliedern sich die Beitragszahlungen wie folgt auf:
a.den Mitgliedsbeitrag,
b.den Organisations- und Versicherungsbeitrag,
c.Strom.
(3)Die Höhe des Mitgliedsbeitrags, der ausschließlich dem Verein zur Deckung seiner Verwaltungskosten, zu Neuanschaffungen und zur Instandhaltung der Vereinsanlage zur Verfügung steht, beschließt die Hauptversammlung des Vereins unter Berücksichtigung der jeweiligen Finanzsituation.
(4)Die Festsetzung der Höhe des Organisations- und Versicherungsbeitrags liegt in Händen des Landesverbandes Hessen der Kleingärtner e.V. und erfolgt durch Beschlussfassung der Delegiertenversammlung.
(5)Der Strombeitrag bildet einen durchlaufenden Posten, der nach Verbrauch des Pächters berechnet und zu entrichten ist. Auch hier wird, wie bei der Pacht, der gemeinschaftlich genutzte Strom anteilmäßig auf die bewirtschafteten Einzelgärten umgelegt.

§15
(1)Die gemäß §9 der Vereinssatzung zur Teilnahme an Gemeinschaftsarbeiten verpflichteten Mitglieder haben der Aufforderung zur Ableistung von Pflichtarbeiten unbedingt Folge zu leisten.
(2)Ab dem 2. Quartal hängt im Schaukasten für alle sichtbar die Liste der abzuleistenden Arbeiten aus. Hier tragen sich die Mitglieder für die jeweiligen Arbeiten ein.
(3)Zur Abwendung drohender Schäden hat der Vorstand das Recht, in der Gartenanlage anwesende Mitglieder zu sofortiger Ableistung von Pflichtstunden aufzufordern.
(4)Die Mitglieder sind berechtigt, zur Ableistung ihrer Pflichtarbeitsstunden eine Ersatzkraft zu stellen, die die Arbeiten in ihrem Namen verrichtet.
(5)Bleibt ein Mitglied unentschuldigt den Pflichtarbeitsstunden fern, so wird ihm ersatzweise der Pflichtstundenbeitrag in Rechnung gestellt. Die Höhe des Pflichtstundenbeitrags wird von der Hauptversammlung festgesetzt.
(6)Mitglieder nach Vollendung des 65. Lebensjahrs sind von der Teilnahmepflicht an Gemeinschaftsarbeiten befreit.
(7)Auf Antrag kann der geschäftsführende Vorstand in Ausnahmefällen auch andere Vereinsmitglieder, z.b. Schwerbeschädigte und Invalidenrentner, von der Teilnahmepflicht an Gemeinschaftsarbeiten befreien.

§16
(1)Zu Anfang eines jeden Jahres verschickt der Kassierer an die Mitglieder die Jahresrechnung, in welcher alle von den einzelnen Mitgliedern für das laufende Geschäftsjahr zu entrichtenden Zahlungen, einschließlich der Versicherungsprämien und der von der Hauptversammlung beschlossenen Umlagen oder Sonderbeiträge aufzuführen sind.
(2)Termin für die Zahlung der in Rechnung gestellten Beträge ist für alle Mitglieder der 31.März eines Jahres, wobei der Mitgliedsbeitrag eine Bringschuld ist.
(3)Kommt ein Mitglied seiner Zahlungspflicht nicht innerhalb einer Frist von einem Monat, also bis 30.April eines jeden Jahres nach, so ist der Kassierer angewiesen, die rückständigen Beträge kostenpflichtig anzumahnen.
(4)Für die 1. und 2. Mahnung wird das Konto des Säumigen mit einer Mahngebühr in Höhe von jeweils 10,--€ belastet, die 3. Mahnung erfolgt per Einschreiben, wofür eine Mahngebühr in Höhe von 25,--€ in Rechnung gestellt wird.
(5)Bleibt auch die 3. Mahnung unbeachtet, so kann das säumige Mitglied gemäß § 6.4c der Vereinssatzung aus dem Verein ausgeschlossen werden. Die geschuldeten Beträge werden damit jedoch nicht hinfällig, sondern werden, notfalls durch ein gerichtliches Mahnverfahren, vom Verein eingezogen.
(6)In begründeten Ausnahmefällen hat der geschäftsführende Vorstand das Recht, Pacht- und Beitragszahlungen für eine angemessene Frist zu stunden und eine Gebühr i.H.v. 5,-- € pro Rate zu erheben.

V.Versammlungsordnung

§17
(1)Vor Eintritt in die Tagesordnung ist diese durch die anwesenden Mitglieder zu genehmigen. In der Regel ist die Reihenfolge der aufgestellten Tagesordnungspunkte einzuhalten, doch können, wenn besondere Umstände dies erforderlich erscheinen lassen, mit Genehmigung der anwesenden Mitglieder, einzelne Punkte vorgezogen werden.
(2)Schriftliche Anträge zur Hauptversammlung werden in der Reihenfolge ihres Eingangs beim Vorsitzenden, mündliche Anträge nach der Reihenfolge ihres Vortrags behandelt.
(3)Werden Anträge zur Geschäftsordnung gestellt, so haben deren Bearbeitung vor allen anderen Anträgen den Vorrang.
(4)Kann ein Antrag wegen seines schwerwiegenden Inhalts oder wegen fehlender Unterlagen nicht zu Ende verhandelt werden, so kann die Beschlussfassung bis zur nächsten Hauptversammlung vertagt werden.

§18
(1)Der Versammlungsleiter, in der Regel der Vorsitzende, kann jederzeit zur Feststellung von Tatsachen oder zur Aufrechterhaltung der Ordnung das Wort ergreifen.
(2)Ihm steht ferner das Recht zu, bei beleidigenden oder vereinsschädigenden Äußerungen oder unverhältnismäßigem Verhalten eines Redners, diesem zunächst das Wort zu entziehen. Setzt dieser dennoch seine Äußerungen bzw. Verhalten fort, so kann er den störenden Redner der Versammlung verweisen.
(3)Alle Versammlungen werden durch den jeweiligen Versammlungsleiter, unter Festlegung der genauen Uhrzeit, eröffnet und geschlossen.

VI.Spesenordnung

§19
(1)Alle Ämter innerhalb des Vereinsvorstands sind Ehrenämter. Für die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands übernimmt der Verein als Aufwandsentschädigung den Mitgliedsbeitrag in Höhe von derzeit 50,--€. Den Ersatz von Spesen und baren Auslagen für den Verein regeln die nachfolgenden Abschnitte.
(2)Den Mitgliedern des Vorstandes und deren Vertretern werden anlässlich einberufener Tagungen und Sitzungen sowie für die Teilnahme an Verbandskongressen und Delegiertenversammlungen die Reisekosten, Tagesspesen und Übernachtungsgelder grundsätzlich aus der Vereinskasse ersetzt. Ob die Teilnahme an einer kostenverursachenden Veranstaltung für den Verein erforderlich scheint, entscheidet erstmal der Gesamtvorstand. Abschließend muss die Teilnahme auf der nächsten Mitgliederversammlung den Mitgliedern begründet und die Notwendigkeit erläutert werden.
(3)Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden bei Vorlage der Fahrkarte die Reisekosten erstattet. Für Fahrten mit der Deutschen Bahn wird nur die 2. Klasse einschließlich eventueller Zuschläge vergütet.
(4)Wird für die Reise ein Personenkraftwagen benutzt, so wird ohne Berücksichtigung der Wagenklasse und der Beifahrer ein Kilometergeld in Höhe von 0,30€ pro Kilometer gewährt.
(5)Im Allgemeinen wird es zur Pflicht gemacht, die jeweils günstigste Reisemöglichkeit auszunutzen und bei der Spesenabrechnung keinen persönlichen Vorteil zu erzielen.

VII.Vereinseigentum

§20
(1)Vereinseigenes Inventar ist in einer durch den Kassierer zu führenden Inventarliste wertmäßig zu erfassen.
(2)Zum Ende eines jeden Geschäftsjahrs ist der neue Buchwert der inventarisierten Gegenstände zu errechnen. Die jährliche Abschreibungsquote wird auf 10% des Neuwerts angesetzt, nach 10 Jahren werden alle Gegenstände mit dem Buchwert von 1.--€ geführt.
(3)Der Buchwert ist nicht identisch mit dem Verkehrswert.

§21
(1)Inhaber und Benutzer von vereinseigenen Gegenständen sind verpflichtet, diese unter allgemein üblicher Sorgfalt zu benutzen und ihnen eine angemessene Pflege zuteilwerden zu lassen. Bei Verlust ist vom Verlierenden der Verkehrswert zu ersetzen, bei Beschädigung sind die Instandsetzungskosten zu tragen.
(2)Vereinseigentum darf ohne Zustimmung des Vorstands weder verliehen noch verpfändet werden. Eingriffe dritter Hand in den Besitz des Benutzers sind, sofern sie vereinseigene Gegenstände betreffen, unverzüglich dem Vorsitzenden mitzuteilen.
(3)Bei Todesfall oder Konkurs über das Vermögen des Benutzers ist Vereinseigentum auszusondern. Es gehört weder zur Erb- noch zur Konkursmasse und ist von dem Erben bzw. dem Konkursverwalter umgehend an den Verein herauszugeben.

VIII.Vereinshaus und Gemeinschaftsflächen

§22
(1)Das Vereinshaus dient dem Verein als Versammlungs- und Tagungsort, den Mitgliedern als Aufenthalts- und Gemeinschaftsraum.
(2)Das Reinigen des Vereinshauses sowie die Pflege sämtlicher Gemeinschaftsflächen obliegt den Mitgliedern und wird geregelt durch einen Putzkalender. In der Regel erfolgen die Reinigung und Pflege in den Sommermonaten März bis September wöchentlich, in den Monaten Februar und Oktober vierzehntägig und in den Wintermonaten November bis Januar monatlich. Das heißt, das Mitglied ist im jeweiligen Zeitraum für die Reinigung und Pflege verantwortlich. Der Vorstand kann jedoch unter Berücksichtigung des witterungsbedingten Arbeitsaufwands hiervon abweichen und den Turnus nach eigenem Ermessen verändern.
(3)Bei nicht erfolgter Reinigung ist von dem jeweiligen Mitglied eine Reinigungsgebühr zu zahlen, deren Höhe die Hauptversammlung bestimmt.

KLEINGARTENVEREIN
Freundschaft e.V.